REGISTRE DES ACTIVITES DE TRAITEMENT

1. Identité et coordonnées du responsable de traitement

Le responsable du traitement du Cabinet est l’AARPI (Association d’avocats à responsabilité professionnelle individuelle) LILLE LEGAL, dont le numéro SIREN est 827 798 190, dont le siège est sis 02 rue du Priez, 5 ème étage, 59800 LILLE, prise en la personne de ses représentants légaux domiciliés en cette qualité au dit siège.
Numéro de téléphone : 06 64 97 59 42
Courriel : contact@lillelegal.com

2. Finalités

L’AARPI LILLE LEGAL met en œuvre un système de collecte et de traitement de données à caractère personnelles obtenues :

  • soit à l’occasion de rendez-vous physiques /conversations téléphoniques / échanges de correspondances (courrier, télécopie, SMS, courriel…) avec des clients, des adversaires, des auxiliaires de justice, des administrations, des magistrats, des juridictions ou des commissions administratives ou des candidats souhaitant intégrer l’AARPI ;
  • soit à l’occasion de l’accès au site internet lillelegal.com par l’utilisateur.

Les données collectées par l’AARPI LILLE LEGAL ont pour finalités :

  • soit de fournir au client une prestation de service juridique de défense, d’assistance ou de représentation du client devant une juridiction, une commission ou une administration ;
  • soit de fournir au client une prestation de service juridique de consultation juridique ;
  • soit pour répondre aux sollicitations et aux demandes d’informations sur les services offerts par l’AARPI LILLE LEGAL ;
  • soit d’organiser le recrutement de stagiaires ou de collaborateurs de toute nature susceptibles d’intégrer l’AARPI LILLE LEGAL ;
  • soit de renseigner la comptabilité de l’AARPI LILLE LEGAL afin de répondre à ses obligations fiscales et sociales ou à celle de ses associés.

3. Catégories de personnes concernées

L’AARPI LILLE LEGAL collecte les données :

  • de ses clients ou des clients de ses associés ;
  • des membres de la famille, proches et des interlocuteurs professionnelles (médecins, infirmiers, travailleurs sociaux et assistants sociaux) desdits clients, lorsque cela est strictement nécessaire à la poursuite des finalités prévues à l’article 2° ;
  • des adversaires desdits clients ;
  • des membres de la famille proches et des interlocuteurs professionnelles (médecins,interprètes, infirmiers, travailleurs sociaux et assistants sociaux) desdits adversaires, lorsque cela est strictement nécessaire à la poursuite des finalités prévues à l’article 2° ;
  • des auxiliaires de justice, magistrats, conseillers prud’homaux, membre de commission intervenant dans les dossiers des clients de l’AARPI LILLE LEGAL ou de ses associés ;
  • les stagiaires et collaborateurs de toute nature de l’AARPI LILLE LEGAL ;
  • de toute personne la sollicitant sur son site lillelegal.com.

4. Catégories de données à caractère personnel

L’AARPI LILLE LEGAL collecte et traite toutes les données suivantes, lorsqu’elles sont strictement nécessaires à la poursuite des finalités visées à l’article 2° (il convient d’entendre la notion de « client de l’AARPI LILLE LEGAL » comme faisant référence aux clients de l’AARPI LILLE LEGAL et ceux de ses associés) :

  • l’état civil, la nationalité, la profession, le sexe, les diplômes, l’expérience professionnelle, numéro de sécurité sociale, opinions politiques, opinions philosophiques, appartenance syndicale, les coordonnées (adresse postale ou électronique, téléphone), la langue parlée, l’état de santé, les antécédents judiciaires et policiers, la situation fiscale, les revenus, les économies, la religion, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, les coordonnées bancaires de ses clients, de leurs adversaires et des membres de la famille des clients et / ou des adversaires si cela est strictement nécessaire à la poursuite des finalités visées à l’article 2° ;
  • les noms, prénoms, la profession, les coordonnées (adresse postale ou électronique, téléphone) professionnelles des auxiliaires de justice, magistrats, conseillers prud’homaux, membre de commission ou d’administration intervenant dans les dossiers des clients de l’AARPI LILLE LEGAL ;
  • les noms, prénoms, la profession, les diplômes, les coordonnées (adresse postale ou électronique, téléphone) professionnelles et les coordonnées bancaires des stagiaires et collaborateurs de toute nature de l’AARPI LILLE LEGAL ou de ses associés ;
  • les noms, prénoms et les coordonnées (adresse postale ou électronique, téléphone) de toute personne sollicitant l’AARPI LILLE LEGAL ou ses associés sur le site lillelegal.com.

Ces données sont collectées conformément à l’article 9 du RGPD qui prévoit une exception à l’alinéa 2.f) pour « le traitement nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».

5. Catégories de destinataires

Les données listées à l’article 4° sont transmises, lorsque cela est strictement nécessaire à la
poursuite des finalités visées à l’article 2° aux personnes suivantes :

  • à l’AARPI LILLE LEGAL, à ses associés, à ses stagiaires ou à ses collaborateurs ;
  • aux clients de l’AARPI LILLE LEGAL ou à ses clients de ses associés ;
  • aux adversaires desdits clients ou à leur mandataire ;
  • aux auxiliaires de justice, magistrats, conseillers prud’homaux, membres de commission ou d’administration intervenant dans les dossiers des clients de l’AARPI LILLE LEGAL ou de ses associés ;
  • au sous-traitant fournissant le logiciel de gestion de cabinet utilisé par l’AARPI LILLELEGAL et ses associés : la Société Wolters Kluwer France, Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 75.000.000 euros, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 480 081 306, dont le siège est sis Colisée IV – 14, rue Fructidor – 75 814 Paris CEDEX 17 ;
  • au sous-traitant fournissant un hébergement pour le site lillelegal.com à l’AARPI LILLELEGAL e à ses associés : la Société OVH, SAS au capital de 10 069 020 €, immatriculée au RCS Lille Métropole 424 761 419 00045, dont le siège social est sis 2 rue Kellermann –
    59100 Roubaix – France ;
  • au sous-traitant fournissant un espace de stockage à l’AARPI LILLE LEGAL e à ses associés : la Société OVH, SAS au capital de 10 069 020 €, immatriculée au RCS Lille Métropole 424 761 419 00045, dont le siège social est sis 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix, France ;
  • au sous-traitant fournisseur d’un espace de stockage, Western Digital, 5601 Great Oaks Parkway San Jose, CA 95119 ;
  • aux comptables chargés de la comptabilité de l’AARPI LILLE LEGAL ou de ses associés :  SOCIETE DE CONTROLE ET D’EXPERTISE COMPTABLE CABINET J. CATEL, SARL immatriculée au RCS de Lille Métropole sous le numéro 458 500 857, dont le siège social est sis 115 rue Nationale, 59800 LILLE & Flandre Comptabilité Conseil, SELARL immatriculée au RCS de LILLE Métropole sous le numéro 394 711 188, dont le siège social est sis 117 rue Nationale, 59700 MARCQ EN BAROEUL.

6. Transferts vers un pays tiers ou une organisation internationale

L’AARPI LILLE LEGAL ne transfert directement aucune donnée en dehors de France, à l’exception des correspondances adressées aux clients, adversaires, juridictions, administration, commission de toute nature, lorsqu’elles sont strictement nécessaires à la poursuite des finalités visées à l’article 2°.

Le sous-traitant Wolters Kluwer France héberge les données de l’AARPI LILLE LEGAL et de ses associés en Allemagne.
Le sous-traitant Western Digital héberge les données de l’AARPI LILLE LEGAL et de ses associés aux Etats-Unis.

7. Délais prévus pour l’effacement

Les données collectées et traitées sont conservées par l’AARPI LILLE LEGAL et ses associés le temps strictement nécessaire à la poursuite des finalités visées à l’article 2°, soit jusqu’au terme de la relation contractuelle justifiant ledit traitement entre l’AARPI LILLE LEGAL et ses associés d’une part, et ses / leurs clients d’autre part. Les données collectées et traitées visées au paragraphe précédent sont conservées pour archivage pendant un délai de 5 années à compter de la fin de la relation contractuelle entre l’AARPI LILLE LEGAL et ses associés d’une part, et ses / leurs clients d’autre part.

8. Description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Sécurité physique :
Le siège de l’AARPI LILLE LEGAL est situé au 5 ème étage d’un immeuble situé 2 rue du Priez à LILLE (59800).
L’entrée dans l’immeuble est sécurisée par une première porte soumise à un badge électronique et une seconde porte soumise à un code de sécurité en dehors des horaires de bureau (tout comme l’accès aux ascenseurs et escaliers). La sécurité de l’accès aux locaux de l’AARPI est assurée par une porte sécurisée d’une part, et trois volets roulant métalliques électriques et une porte vitrée fermée à clé (protégée par un volet métallique) d’autre part. Les portes de chaque bureau de l’AARPI LILLE LEGAL sont fermées à clés en l’absence de leurs occupants. Seuls les associés, collaborateurs et stagiaires élèves-avocats disposent des clés des locaux de l’AARPI LILLE LEGAL, jusqu’à la fin de leur relation professionnelle avec l’AARPI LILLE LEGAL ou ses associés.

Sécurité informatique :
Les ordinateurs sont éteints lorsque leurs utilisateurs s’absentent des locaux de l’AARPI LILLE LEGAL. Chaque ordinateur est sécurisé par un mot de passe. L’accès à l’espace de stockage fourni par la société OVH est sécurisé par un accès limité aux ordinateurs, tablettes et smartphones préalablement identifiés par l’un des associés de l’AARPI LILLE LEGAL. L’accès au logiciel de gestion de cabinet de la Société WOLTER KLUWERS FRANCE est sécurisé par un identifiant du cabinet et un mot de passe personnel à chaque utilisateur. Chaque poste de travail est muni d’un pare-feu et d’un anti-virus mis à jour régulièrement. Chaque mot de passe est modifié une fois par mois.

9. Informations des personnes concernées

Conformément aux exigences de l’article 13 du RGPD, les clients et prospects de l’AARPI LILLE LEGAL et de ses associés sont informés, par le biais des conventions d’honoraires signées et des signatures automatiques des courriels de l’AARPI LILLE LEGAL et de ses associés :

  • de l’identité et des coordonnées du responsable de traitement (le cabinet) ;
  • des coordonnées du délégué à la protection des données lorsqu’il y en a un ;
  • de l’objectif poursuivi (gestion et suivi des dossiers de ses clients) ;
  • de la base juridique du traitement (exécution contractuelle ou précontractuelle à la demande du client) ;
  • de l’intérêt légitime s’il s’agit de la base légale du traitement ;
  • des destinataires des données (des sous-traitants, des huissiers, etc.) ;
  • des flux transfrontières ;
  • de la durée de conservation ;
  • des droits dont ils disposent ;
  • des conditions d’exercice de ces droits ;
  • du droit de retirer son consentement s’il s’agit de la base légale du traitement ;
  • du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • des informations sur le caractère réglementaire ou contractuel du traitement lorsqu’il s’agit de la base légale du traitement.

Les adversaires, auxiliaires de justice, magistrats, conseillers prud’homaux, membres de commission ou d’administration intervenant dans les dossiers des clients de l’AARPI LILLE LEGAL ou de ses associés ne sont pas informés, conformément à l’article 14 alinéa 5, d) du RGPD qui prévoit une exception à l’information des personnes dont les données à caractère personnel sont indirectement collectées, dès lors que lesdites données doivent rester confidentielles en vertu d’une obligation de secret professionnel réglementée.